Niezależnie od rodzaju planowanej imprezy miejsce jest jednym z pierwszych i najbardziej kluczowych elementów, który zaważy na całości wydarzenia. Jaką atmosferę, otoczenie chcielibyście mieć? Czy ma być to uroczystość na zewnątrz czy we wnętrzach? Formalna czy nieformalna? Ilu będzie gości? Wybierzcie miejsce przyjęcia weselnego, które najlepiej pasuje do waszych potrzeb.
Wszystkie miejsca mają terminy, w których są szczególnie zajęte: w tygodniu, miesiącu czy roku. Na przykład restauracja z ogrodem będzie się cieszyć szczególnym zainteresowaniem osób organizujących letnie przyjęcia,
a z kolei przytulne miejsce z kominkiem może być bardziej popularne zimą. Pamiętajcie o tym i rezerwujcie termin z wyprzedzeniem.
Poniżej lista podstawowych zagadnień, które warto poruszyć podczas rozmowy:
- Czy preferowany przez nas termin jest wolny?
- Ile osób mieści miejsce oraz przy jakich ułożeniach stolików? Sprawdźcie w danym miejscu, jaka jest najlepsza konfiguracja dla planowanego przez was przyjęcia i uzgodnijcie plan ustawienia stolików z managerem.
- Czy oprócz naszego przyjęcia może mieć miejsce inna impreza? Niektóre miejsca organizują kilka imprez w tym samym czasie. Jeżeli decydujecie się na miejsce, gdzie będzie obok drugie przyjęcie weselne, proponuję sprawdzić dokładnie miejsce, gdzie będzie się odbywało, aby upewnić się, że nie będzie żadnych opóźnień, braku miejsca na parkingu czy innych sytuacji utrudniających waszym gościom dobrą zabawę.
- Czy jest możliwość organizacji przyjęć tanecznych? Upewnijcie się czy parkiet przeznaczony do tańca jest wystarczający dla planowanej liczby gości. Pamiętajcie też o miejscu dla zespołu czy DJ.
- Czy dostarczacie: jedzenie, napoje bezalkoholowe, serwis kelnerski? Jeśli nie to czy współpracujecie z konkretną firmą cateringową?
- Czy możecie skorzystać z własnych usługodawców czy też w danym miejscu jest wymagany zakup usług np.: zespołu muzyczne/DJ lub florysty?
- Czy istnieje możliwość wniesienia dodatkowego jedzenia np. tortu lub własnych napojów bezalkoholowych lub alkoholowych? Wiele miejsc wymaga dodatkowych opłat lub wcale nie zezwala na taką opcję.
- Czy są ograniczenia dotyczące czasu trwania przyjęcia?
- Jaka jest cena i co jest w nią wliczone?
- Czy są dodatkowe opłaty? Jakie?
- Jaka jest struktura i terminy płatności (zaliczka, płatność przed/po ślubie)?
- Koniecznie poproście o wzór umowy.
Nie zapomnijcie:
- Sprawdzić czy w lokalu jest klimatyzacja, zwłaszcza, jeśli organizujesz przyjęcie latem.
- Czy miejsce dysponuje własnym parkingiem? A jeśli tak, to czy korzystanie z niego jest płatne?
- Czy w lokalu jest szatnia?
- Podczas uzgadniania menu nie zapomnij o sprawdzeniu czy będą potrzebne specjalne posiłki dla wegetarian, osób na specjalnej diecie lub dzieci.
- Uzgodnijcie szczegóły związane z obsługą i przebiegiem przyjęcia np.:
- Liczbę kelnerów obsługujących przyjęcie;
- Sposób serwowania potraw i napojów;
- Godziny serwowania poszczególnych posiłków.
- Poinformujcie, co będzie się działo podczas przyjęcia, jaki jest planowany przebieg imprezy i jej harmonogram.
- Jeśli planujecie przygotowanie dodatkowych dekoracji lub rozkładanie sprzętu muzycznego lub oświetleniowego upewnijcie się, od której miejsce będzie dostępne. Uzgodnijcie również kwestie związane z demontażem.
Fot. Fotolia, ©Laszlo