Zapewne organizujecie tak skomplikowane wydarzenie jak ślub i wesele po raz pierwszy, dlatego nie bójcie się pytać dostawców o wszystko, co jest dla was ważne lub budzi wasze wątpliwości. Wybierzcie tych ludzi, z którymi dobrze wam się pracuje, z którymi możecie się porozumieć. niekoniecznie dlatego, że są najlepsi, czy najtańsi. Nie zapomnijcie spisać wszystkich ustaleń. Unikniecie nieporozumień i ułatwicie pracę osobom, które będą przygotowywały uroczystość – każdy będzie znał swoje zadania.
Porównywanie ofert różnych wykonawców
Podstawowym kryterium zawsze jest wasz gust, możliwości finansowe oraz to, czy oferta pasuje do wcześniej wypracowanej wizji. Aby móc dokonać porównania wyłącznie w oparciu o cenę, konieczne jest precyzyjne określenie wszystkich aspektów, które są dla was istotne i w oparciu o taką listę zadanie pytania dostawcy. Wielu dostawców ma oferty skonstruowane wyłącznie według własnego modelu, dlatego też ciężko jest je porównywać wyłącznie w oparciu o kryterium cenowe.
Negocjacje
Warto negocjować z dostawcami nie tylko cenę, ale również inne parametry usługi: wyższy standard serwisu, rozszerzenie oferty itp. Nie zrażajcie się, jeśli cześć dostawców popularnych usług lub miejsc nie zgodzi się na negocjowanie ceny standardowej oferty. Jeżeli dostawca będzie miał pewność, że za daną kwotę znajdzie inną parę zainteresowaną danym terminem, to dlaczego ma się godzić na niższą cenę? Możliwość negocjacji pojawi się jednak wówczas, gdy to, co planujecie jest odmienne od typowej, zwykle sprzedawanej oferty. Na przykład: wybierzecie mniej popularny termin np. niedzielę zamiast soboty, liczba gości będzie większa niż na typowym ślubie w danym miejscu, rozszerzycie menu lub zakupicie łącznie kilka usług.
Gdy ktoś proponuje Wam od razu obniżkę lub mówi, że ma stały poziom upustu, zapytajcie: dlaczego warunki są tak atrakcyjne. Często cena początkowa przed upustem jest specjalnie zawyżana, albo niższa cena idzie w parze z obniżeniem jakości.
Umowy
Wszystkie ustalenia z dostawcami powinny być szczegółowo spisane i potwierdzone przez dostawcę. Unikniecie dzięki temu nieporozumień związanych warunkami realizacji usługi. Często oprócz podpisania standardowej umowy, przygotowywany jest szczegółowy kontrakt, w którym zapisuje się wszystkie szczegóły związane z realizacją usługi np. sposób serwowania napojów, czy dokładny scenariusz występu zespołu muzycznego.
Lista kontaktów
Od samego początku musicie zarządzać listą kontaktową oraz ustaleniami z poszczególnymi dostawcami. Można taką listę prowadzić elektronicznie w komputerze lub w postaci papierowej. Lista ta powinna być uzupełniania sukcesywnie w miarę postępu przygotowań przedślubnych. Bardzo ważne jest zweryfikowanie listy kontaktowej na dzień ślubu. Na przykład podpisując umowę z firmą transportową macie zwykle kontakt do właściciela lub przedstawiciela firmy. Natomiast w dniu ślubu potrzebny będzie kontakt do kierowców, którzy bezpośrednio będą obsługiwać imprezę.
Nie zapomnijcie również zostawić dostawcom numer telefonu do osoby, z którą będą mogli się kontaktować w dniu ślubu we wszystkich sprawach. Najlepiej, aby był to ktoś z rodziny lub spośród przyjaciół., bo Wy będziecie mieli inne zadania 🙂
Fot. Fotolia, ©nagaets