Lista gości
Jak najwcześniej stwórzcie listę gości, z którą będziecie dalej pracować. Prawdopodobnie będzie się ona składać z kilku mniejszych list: waszych i/lub waszych rodziców.
Jeśli to rodzice finansują lub współfinansują wesele, być może będą chcieli uwzględnić wśród osób zaproszonych również swoich znajomych. Jeśli to wy płacicie za przyjęcie, a rodzice chcą zaprosić dodatkowo swoich gości, to wtedy możecie ich poprosić, aby pokryli koszty osób, które chcą gościć lub wspólnie ograniczycie listę tylko do osób, które znacie.
Możecie stworzyć dwie listy gości: listę osób, które musicie zaprosić i listę gości, których chcielibyście zaprosić, jeśli będzie to możliwe. Goście z drugiej listy zostaną zaproszeni w sytuacji, gdy ktoś z pierwszej listy poinformuje was, że nie może przybyć. Nie należy jednak zwlekać zapraszaniem zbyt długo. Zaproszenia trzeba rozesłać minimum trzy tygodnie przed planowanym ślubem.
Jeśli planujecie ślub w miesiącach wakacyjnych lub w okresie popularnych świąt warto uprzedzić gości o waszych zamiarach z wyprzedzeniem, jeszcze przed rozesłaniem formalnych zaproszeń, aby mogli zarezerwować sobie termin.
Jeśli wiecie, że ktoś na pewno nie przyjdzie (ze względu na miejsce zamieszkania lub stan zdrowia), możecie go nie liczyć jako goście (np. w budżecie), ale nie zapomnijcie wysłać mu zaproszenia.
Zaproszenia
W sklepach można znaleźć mnóstwo różnych wzorów zaproszeń: stylizowane, kolorowe, czarno-białe, jednokartkowe, składane, proste, wymyślne. Wybór zależy od Was. Można też zaproszenie zaprojektować samemu lub powierzyć to agencji reklamowej.
Materiały drukowane powinny pasować do stylu waszego ślubu. Jeśli wybraliście motyw przewodni całej uroczystości można go uwzględnić właśnie na tym etapie. Osoba, która otrzyma zaproszenie powinna mieć przedsmak tego, co będzie się działo podczas uroczystości.
Zaproszenie powinno zawierać informacje:
- Kto zaprasza: nazwiska Państwa Młodych
- Gdzie odbędzie się ceremonia
- Data
- Godzina
I dla gości, których zapraszamy na przyjęcie weselne:
- Miejsce przyjęcia
- Ewentualne informacje na temat przyjęcia np. dotyczące formy przyjęcia
- Prośba o potwierdzenie przybycia
Przed wysłaniem nie zapomnijcie sprawdzić czy w zaproszeniach nie ma błędów.
Zawsze warto zamówić dodatkowe zaproszenia, które można wykorzystać np. przy zapraszaniu dodatkowych gości.
Jeśli zapraszamy…
- Pary małżeńskie to zaproszenie adresujemy do obojga;
- Pary, które mieszkają ze sobą, zaręczone czy nie: zapraszamy każdego oddzielnie;
- Osobę samotną: nie ma jednoznacznej reguły czy zapraszać tylko tę osobę, czy też na zaproszeniu zaznaczyć, że może przyjść z osobą towarzyszącą. Jednak, jeśli macie wolne miejsca, to miło będzie uwzględnić dodatkową osobę. Zwłaszcza, jeśli dana osoba nie zna zbyt wielu zaproszonych gości lub jeśli na przyjęciu będą głownie pary.
- Dzieci: najlepiej zaznaczyć chęć zaproszenia dodając imię dziecka na zaproszeniu skierowanym do rodziców.
- Kolegów z pracy. Jeśli zapraszacie tylko wybrane osoby postarajcie się to robić dyskretnie. Jeśli sadzicie, że ktoś może poczuć się urażonym brakiem zaproszenia podajcie wyjaśnienie np. „Przyjęcie będzie bardzo kameralne” lub „Musieliśmy ograniczyć liczbę osób zaproszonych”.
RSVP (skrót od francuskiego zwrotu: „repondez s’il vous plait” – proszę odpowiedzieć). Zaproszenia z taką adnotacją wymagają odpowiedzi w ciągu tygodnia. Często jednak ta stara formułka nie wystarcza. Wtedy można zapisać np. adnotację: „Prosimy o potwierdzenie przybycia do dnia: XX.XX.XXXX”. Można podać numer telefonu, na który goście będą dzwonić lub dołączyć kartę z kopertą zwrotną i znaczkiem.
Doręczanie zaproszeń
Rodzinie, szczególnie osobom starszym, chrzestnym, babciom, dziadkom i bliskim przyjaciołom wypada wręczyć zaproszenia osobiście. Jeśli nie możemy osobiście zaprosić gości wysyłamy zaproszenie pocztą. W żadnym wypadku nie należy wysłać zaproszeń faksem, e-mailem czy SMS-em.
Zaproszenia należy doręczyć nie wcześniej niż trzy miesiące i nie później niż trzy tygodnie przed ustaloną data ślubu.
Dodatkowe materiały drukowane:
Do zaproszeń można dołączyć też dodatkowe informacje np.:
- Mapkę i plan dojazdu na miejsce ceremonii i przyjęcia;
- Informację, gdzie znajduje się najbliższy parking;
- Listę najbliższych hoteli, w których będą mogli się zatrzymać goście;
Jeśli goście sami organizują sobie przyjazd i pobyt, można przygotować dla nich specjalny pakiet informacyjny, zawierający informacje na temat:
- Podróży: możliwości dojazdu, połączenia, informacje o rezerwacjach, numer telefonu lokalnej korporacji taksówkowej;
- Noclegów;
- Informacje dla turystów np. na temat ciekawych miejsc, które można zobaczyć, restauracji, które warto odwiedzić;
- Informacje na temat tradycji ślubnych, jeśli np. goście pochodzą z różnych kultur.
Możecie również potrzebować:
- Winietek, za pomocą których wskażecie gościom miejsca przy stołach;
- Tablicy z usadzeniem gości;
- Kart menu;
- Kart podziękowań dla gości za przybycie i prezenty
- Na międzynarodowe przyjęcia dobrze jest przygotować program imprezy zawierający informacje na temat scenariusza, przebiegu całego wydarzenia, a zwłaszcza wyjaśnienie poszczególnych zwyczajów.
Fot. Fotolia, ©Алексей Колечкин